02/01/2026
A reforma tributária está se aproximando e, a partir de 2026, com o início da fase de transição, as empresas precisarão estar com seus cadastros em dia para garantir a conformidade fiscal. A atualização de dados de clientes, fornecedores e estabelecimentos não é apenas uma recomendação, mas uma etapa essencial para evitar problemas como cobranças indevidas, autuações e restrições no uso de créditos tributários.
A principal mudança é a lógica de cobrança dos tributos sobre consumo. Atualmente, os impostos incidem no local de origem dos produtos e serviços, mas com a reforma, eles passarão a ser aplicados no destino, ou seja, onde o consumo ocorre.
Serão substituídos quatro tributos (ICMS, ISS, PIS e Cofins) por dois novos: o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), de competência estadual e municipal, e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), de responsabilidade federal. Essa mudança visa simplificar o sistema e reduzir distorções regionais na arrecadação.
Para que a transição seja suave, as informações fiscais das empresas precisarão refletir com precisão o domicílio do consumidor e a localização de cada operação.
1. Clientes e Parceiros Comerciais:
A partir de 2025, o endereço completo e o código do município dos clientes deverão constar obrigatoriamente nos documentos fiscais eletrônicos. Essas informações terão validade jurídica e impacto direto na tributação.
Atenção: A atualização se limita a informações fiscais básicas. Dados pessoais sensíveis (RG, CPF, passaporte, data de nascimento) não fazem parte das exigências da reforma.
2. Fornecedores:
Será necessário confirmar o regime tributário (Simples Nacional, Lucro Real, Lucro Presumido ou regimes especiais) para garantir o correto aproveitamento de créditos e evitar erros na emissão de notas fiscais.
3. Produtos e Serviços:
A atualização deve incluir a classificação fiscal (Nomenclatura Comum do Mercosul - NCM e Nomenclatura Brasileira de Serviços – NBS) e o vínculo com os novos códigos tributários. Isso definirá as alíquotas e indicará a incidência do Imposto Seletivo, aplicado a itens que impactam a saúde ou o meio ambiente.
4. Estabelecimentos:
Cada unidade (matriz, filial ou centro de distribuição) deverá estar identificada com o código do município (IBGE) e o novo CNPJ alfanumérico, que começa a ser implementado a partir do próximo ano.
Para os profissionais da contabilidade, este é o momento de fortalecer a atuação consultiva. As mudanças exigem um olhar técnico sobre cruzamentos de dados, revisão de cadastros e verificação da coerência das informações fiscais.
Os contadores serão peças-chave na integração entre as áreas fiscal, tecnológica e operacional das empresas, orientando gestores sobre o novo formato das notas fiscais eletrônicas, as exigências do IBS e da CBS e as obrigações acessórias. Além disso, serão essenciais para identificar riscos de autuação, apoiar a revisão de regimes tributários e assegurar o correto aproveitamento dos créditos.
A atualização dos cadastros é uma atividade estratégica. As áreas de compras, fiscal e tecnologia da informação precisarão atuar de forma integrada. Falhas ou inconsistências podem gerar impactos diretos na tributação, como:
Aplicação incorreta de alíquotas, resultando em cobranças indevidas do IBS.
Autuações e penalidades por informações incompletas ou imprecisas.
Perda de créditos tributários, elevando o custo das operações.
A atualização das bases de dados é fundamental para a preparação das empresas. A adequação correta dos cadastros será determinante para garantir o cumprimento das novas obrigações fiscais, evitar penalidades e manter o equilíbrio financeiro no novo modelo de tributação sobre o consumo.
